Jak zmigrować dane z programu Symplex Small Business za pomocą Integratora?

Migracja danych z programu Symplex Small Business do nowego systemu wymaga odpowiedniego przygotowania plików źródłowych oraz poprawnego użycia narzędzia Wapro Integrator. Poniższa instrukcja przeprowadzi Cię przez cały proces – od eksportu danych kontrahentów, magazynów i towarów, aż po uruchomienie migracji. Dzięki temu unikniesz błędów i przyspieszysz wdrożenie nowego rozwiązania.

Jak przygotować pliki z danymi kontrahentów?

Uwaga

Podczas przenoszenia danych kontrahentów część danych nie jest przenoszona i nie ma możliwości ich automatycznego przeniesienia. Dotyczy to m.in. adresu kontrahenta oraz miejsca dostawy. Wynika to z faktu, że dane te zapisane są w formie opisowej, co uniemożliwia ich jednoznaczne przypisanie do odpowiednich, ustrukturyzowanych pól (takich jak kod pocztowy, miasto czy ulica). W związku z tym należy je uzupełnić ręcznie dla każdego kontrahenta po przeniesieniu danych. Po prawidłowym przeniesieniu danych należy ręcznie przeprowadzić inwentaryzację oraz uzupełnić adres i rachunki nowej firmy.

1. Zaloguj się do programu Symplex Small Business.
2. Przejdź do widoku Tabele | Kontrahenci | Firmy.

2. Na liście kontrahentów kliknij kombinację klawiszy Ctrl+Y i wybierz opcję Eksport do DBF, a następnie kliknij przycisk Zatwierdź.

3. Po wyeksportowaniu danych zmień nazwę pliku na Kontrahenci.dbf.

Jak przygotować pliki z danymi osób fizycznych?

1. Zaloguj się do programu Symplex Small Business i przejdź do widoku Tabele | Kontrahenci | Spis osób fizycznych.

2. Na liście kontrahentów kliknij kombinację klawiszy Ctrl+Y i wybierz opcję Eksport do DBF, a następnie kliknij przycisk Zatwierdź.

3. Zmień nazwę pliku na Kontrahenci_02.dbf, jeśli plik Kontrahenci.dbf już istnieje.

Jak przygotować pliki z danymi magazynów?

1. Zaloguj się do programu Symplex Small Business i przejdź do widoku Tabele | Magazyny.

2. Na liście magazynów kliknij kombinację klawiszy Ctrl+Y i wybierz opcję Eksport do DBF, a następnie kliknij przycisk Zatwierdź.

3. Zmień nazwę pliku na Magazyny.dbf.

Jak przygotować pliki z danymi towarów?

Uwaga

Podczas migracji danych kody EAN dla towarów nie są przenoszone, ponieważ nie są one dostępne w plikach DBF.

1. Zaloguj się do programu Symplex Small Business i przejdź do widoku Tabele | Magazyny.

2. Zaznacz magazyn i kliknij klawisz F4, aby wyświetlić towary danego magazynu.
3. Na liście towarów kliknij kombinację klawiszy Ctrl+Y i wybierz opcję Eksport do DBF.

4. Zmień nazwę pliku na Towary.dbf.
5. Powiel operacje dla każdego magazynu, dodając numerację w nazwie kolejnych plików, np. Towary_02.dbf, Towary_03.dbf itp.

Jak przygotować pliki z danymi kas firmy?

1. Zaloguj się do programu Symplex Small Business i przejdź do widoku Tabele | Kasy firmy.

2. Na liście kas kliknij kombinację klawiszy Ctrl+Y i wybierz opcję Eksport do DBF, a następnie kliknij przycisk Zatwierdź.

3. Zmień nazwę pliku na KasaFirmy.dbf.

Jak przygotować plik Firmy?

Uwaga

Plik firmy nie może zostać pominięty w procesie migracji. Ze względu na brak możliwości wygenerowania pliku firmy w systemie Symplex Small Business, należy skorzystać z szablonu pliku CSV dostępnego w Integratorze.

1. Uruchom program Wapro Integrator i na karcie Wybór programu źródłowego wybierz wtyczkę Symplex Small Business.

2. W następnym kroku kliknij opcję Pobierz szablony.

3. Zapisz pobrane szablony na dysku komputera.
4. Uzupełnij dane w pliku Firma.csv, uwzględniając obligatoryjne kolumny oznaczone symbolem gwiazdki - *.

Jak zmigrować dane za pomocą Integratora?

1. Wszystkie wygenerowane pliki z danymi do migracji skopiuj do jednego folderu.

2. Na karcie Lokalizacja źródłowych plików, w polu Folder z plikami DBF wybierz przygotowany folder z plikami.

3. Aby zmigrować dane, postępuj zgodnie z instrukcją Jak korzystać z Wapro Integratora?

Wszystkie nazwy plików widoczne są w aplikacji Wapro Integrator, w kolumnie Nazwa pliku. W przypadku więcej niż jednego pliku, np. dla towarów lub kontrahentów, skorzystaj ze opcji dodawania - +. Aby usunąć plik, wybierz opcję -.

Aby włączyć lub wyłączyć daną tabelę danych do migracji, postaw/usuń znacznik w kolumnie Import w wybranym wierszu. Wyłączenie wybranej tabeli może spowodować również wyłączenie zależnych tabel, jeżeli takie istnieją. Ponowne włączenie tabeli będzie wymagało włączenia tabel powiązanych.

W kolumnie Nazwa widoczna jest nazwa typu danych w tabeli.

W kolumnie Nazwa pliku wyświetla się wymagana nazwa pliku wymagana do poprawnego wczytania.

Po kliknięciu przycisku Pobierz szablony Integrator wygeneruje pliki CSV z gotową strukturą, które należy uzupełnić.

Opcja Wybierz pozwala na wybór folderu, w którym powinny się znajdować wszystkie pliki CSV, które chcesz wczytać.

Wybranie opcji Testuj pliki pozwala na sprawdzenie, czy w wybranym folderze znajdują się pliki o wymaganej strukturze.

Domyślny separator ; (średnik) umożliwia zmianę oddzielenia kolumn w pliku CSV.

Jak wypełnić dane w szablonie pliku?

Zasady uzupełniania danych w pliku:

• domyślnym separatorem kolumn jest ; (średnik)
• kolejność kolumn powinna być zgodna z układem szablonu,
• nagłówki kolumn nie mogą zostać zmienione - jest to błąd krytyczny,
• pusta komórka oznacza brak wartości,
• brak wartości w polu obowiązkowym (*) to błąd krytyczny,
• brak wartości w polu nieobowiązkowym jest dopuszczalny,
• wartości NULL, null, Null nie powinny być wpisywane jako tekst pozostaw pole puste,
• pola DateOnly muszą zawierać wartość w obsługiwanym formacie; zalecanym formatem daty jest YYYY-MM-DD,
• niepoprawna data lub data w nieobsługiwanym formacie to błąd krytyczny,
• pola logiczne mogą przyjmować wyłącznie wartości TAK lub NIE, każda inna wartość w polu logicznym to błąd krytyczny,
• pola string[n] nie mogą przekraczać maksymalnej liczby znaków wskazanej w nawiasie,
• pola decimal[18,0] przyjmują wyłącznie liczby całkowite,
• pola decimal[14,4], decimal[16,2], decimal[6,2] dopuszczają wartości dziesiętne, ale tylko w zakresie wynikającym z definicji pola,
• pola int przyjmują liczby całkowite,
• pola short przyjmują liczby całkowite.

Pola, które są wymagane i muszą zostać uzupełnione w pliku Firma.csv:

Pole	Typ	Wymagane	Opis	Zasady/Uwagi
ID_FIRMY	decimal[18,0]	Tak	Unikalny identyfikator firmy	Wartość liczbowa całkowita
NAZWA	string[50]	Tak	Nazwa firmy	Maksymalnie 50 znaków
NAZWA PELNA	string[200]	Tak	Pełna nazwa firmy	Maksymalnie 200 znaków
NIP	string[20]	Tak	NIP firmy	Maksymalnie 20 znaków

Staranne przygotowanie plików, ich odpowiednia nazwa i uporządkowanie to klucz do bezproblemowej migracji danych. Wykorzystanie narzędzia Wapro Integrator zapewnia bezpieczeństwo i integralność przenoszonych informacji. Pamiętaj, aby przed rozpoczęciem migracji wykonać kopię zapasową danych, co pozwoli na szybkie przywrócenie systemu w razie nieprzewidzianych problemów.