Kalendarz i trasówki

Moduł kalendarza Wapro Mobile służy do planowania oraz odnotowania rozpoczęcia wykonywania wizyt. Wizyta to domyślny rodzaj typu zadania. Domyślne typy zadań można dowolnie modyfikować lub rozszerzać o nowe w słowniku dostępnym w Konsoli zarządzającej.

Jak posługiwać się zakresami kalendarza?

W kalendarzu są dostępne cztery zakresy czasu:

1. Lista zadań (wizyt) - forma planu dnia. Wyświetla kolejno zaplanowane zadania wraz ze szczegółami godzin wykonania.

2. Konkretny dzień.

3. Zakres tygodnia.

4. Przegląd wizyt w zakresie miesiąca. Po wybraniu wizyt z danego dnia, użytkownik przeniesie się do widoku dziennego.

W każdym widoku użytkownik może wybrać komkretną wizytę i zapoznać się z wprowadzonymi danymi.

Poszczególne typy zadań są oznaczone odrębnymi ikonami:

• wizyta - samochód,
• koperta - wiadomość e-mail,
• słuchawka telefoniczna - kontakt telefoniczny.

Zadania wykonane wyróżnione są zielonym znacznikiem.

Godziny wizyty system nadaje automatycznie, zaczynając od domyślnej godziny zdefiniowanej w Konsoli zarządzającej. Godzinę można zmienić każdorazowo w zakładanej wizycie.

Co to jest i do czego służy trasówka?

Trasówka to lista klientów do odwiedzenia w danym dniu. W konsoli zarządzającej istnieje możliwość włączenia kontroli trasówek za pomocą odpowiedniego parametru. Wtedy dodatkowym warunkiem rozpoczęcia pracy jest status trasówki - aby działać powinna mieć nadany status Zatwierdzona. W zależności od nadanych uprawnień i ustawionych parametrów w konsoli, trasówkę można ułożyć na urządzeniu przenośnym lub w Konsoli zarządzającej.

informacja

Użytkownik może zrezygnować z kontrolowania trasówek. W tym celu powinien zmienić ustawienie parametru Brak kontroli trasówek.

W zależności od nadanych uprawnień, dostępne są trzy sposoby zatwierdzania trasówek:

• zatwierdzanie automatyczne w czasie replikacji,
• zatwierdzanie przez przełożonego,
• zatwierdzanie automatyczne tylko na bieżący dzień.

Aby dodać wizytę i utworzyć trasówkę na wskazany dzień, należy kliknąć przycisk Dodaj. Następnie należy wskazać kontrahenta, a także podać datę i godzinę wizyty.

Domyślna godzina jest uzupełniana zgodnie z ustawieniami parametru Początkowa godzina planowania…. Kolejne wizyty dodawane są w odstępie zgodnym z ustawieniem parametru Odstęp w minutach… (domyślnie co 30 minut).

Użytkownik może także zaplanować wizyty grupowo. W tym celu powinien przejść do kartoteki kontrahenta i wybrać opcję Zaplanuj grupowo wizyty.

Jak kopiować trasówki?

Trasówkę można skopiować za pomocą funkcji kopiowania, dostępnej w menu kalendarza. Raz utworzoną trasówkę można skopiować na inny dzień. W tym celu należy wybrać datę źródłową i datę docelową. Nowo utworzona trasówka będzie miała nadany status Niezatwierdzona. Podczas kopiowania istnieje możliwość filtrowania rodzajów kontaktów, które mają zostać powielone.

W jaki sposób obsługiwać wizyty w kalendarzu?

Obsługę wizyty należy rozpocząć poprzez wybranie jej z listy w kalendarzu. Widok szczegółów wizyty umożliwia rozpoczęcie wizyty i oznaczenie jej zakończenia.

informacja

Ustawienie w konsoli parametru Brak kontroli trasówek na TAK, umożliwia rozpoczęcie wizyty z poziomu kartoteki kontrahenta – po wybraniu kontrahenta należy kliknąć przycisk Wykonaj wizytę.

Na ekranie szczegółów użytkownik ma również możliwość podglądu lokalizacji kontrahenta na dowolnej zainstalowanej mapie. Może także przekierować w to miejsce nawigację.

informacja

Wyjście z karty za pomocą przycisku systemowego Cofnij lub strzałki cofania nie podowuje żadnych zmian w zaplanowanej wizycie.

Przycisk menu dostępny w prawym górnym rogu pod ikoną trzech kropek, w zależności od nadanych uprawnień, umożliwia usunięcie zaplanowanej wizyty lub jej edycję. Podczas edycji użytkownik ma możliwość zmiany rodzaju kontaktu, modyfikacji daty godziny wykonania zadania lub dopisania czy modyfikacji uwag.

Podczas edytowania wizyty po jej wykonaniu, system nie pozwala na zmianę typu wizyty oraz planowanej godziny. Godzina wykonania rzeczywistej wizyty oraz jej zakończenia nie podlegają edycji zarówno przed, jak i po wykonaniu wizyty, są zawsze zapisywane automatycznie.

Opcja Rewizta umożliwia dodanie zapomianych dokumentów. W trybie tym nie można zmienić godziny rozpoczęcia wizyty. System nadpisuje godzinę jej zakończenia.

Po wybraniu i rozpoczęciu wizyty system wyświetli komunikat ostrzeżenia zdefiniowany podczas edycji danych kontrahenta.

Na Karcie kontrahenta wybierz zakładkę Aktywności i zapoznaj się z listą dostępnych zadań.

Zadania do wykonania w czasie wizyt zostały pogrupowane w kilka bloków:

• Dokumenty handlowe – faktura FV, paragon PR,
• Zamówienia - od odbiorcy ZO, do dostawcy ZD,
• Dokumenty magazynowe - wydanie zewnętrzne WZ, sprzedaż usług SU, przesunięcia magazyn wydał MW, przychód wewnętrzny PW, przyjęcie zewnętrzne PZ, rozchód wewnętrzny RW,
• Dokumenty finansowe - kasa przyjmie KP, kasa wyda KW,
• Rozrachunki,
• Ankiety.

Kolejność wykonywania zadań jest dowolna. Wykonanie jednego zadania może skutkować automatycznym wygenerowaniem innego:

• rejestracja faktury skutkuje automatycznym wygenerowaniem dokumentu WZ/SU, oraz KP, jeżeli faktura była gotówkowa lub była częściowa wpłata,
• rejestracja paragonu skutkuje automatycznym wygenerowaniem dokumentu WZ/SU i dokumentu KP,

System daje możliwość zarejestrowania zamówienia od odbiorcy, w przypadku gdy kontrahent jest odbiorcą i do dostawcy, w przypadku gdy kontrahent jest dostawcą.

W czasie wizyty można zarejestrować dokumenty KP i KW niepowiązane z należnościami/zobowiązaniami Klienta.

Aby zarejestrować wpłatę/wypłatę powiązaną z konkretnymi dokumentami (należnościami/zobowiązaniami), należy przejść do widoku Rozrachunki. Zarejestrowanie operacji w tym miejscu skutkuje automatycznym wygenerowaniem odpowiedniego dokumentu KP/KW.