Jak dodać użytkownika do Wapro Anywhere?
Podczas definiowania pierwszej firmy w aplikacji Wapro Anywhere, automatycznie tworzony jest użytkownik z uprawnieniami administratora. Konto to jest przypisane do właściciela usługi, który dysponuje pełnym zakresem praw do zarządzania aplikacją. To kluczowe dla efektywnego zarządzania i zapewnienia bezpieczeństwa danych w systemie.
Rejestracja w usłudze powinna odbywać się z wykorzystaniem adresu e-mail właściciela firmy lub adresu, do której firma ma stały dostęp. Rejestracja z wykorzystaniem adresu e-mail partnera lub pracownika firmy może skutkować tym, że w momencie zmiany partnera lub odejścia pracownika, firma nie będzie miała dostępu do konta administracyjnego.
Jak zdefiniować grupy użytkowników?
W systemie Wapro Anywhere każdemu użytkownikowi przypisywane są uprawnienia w zależności od przynależności do konkretnej grupy użytkowników. Domyślnie w systemie tworzone są dwie główne grupy:
- Admin - grupa administratorów systemu,
- User - grupa użytkowników.
Możesz także utworzyć własne grupy oraz zdefiniować indywidualne uprawnienia. Umożliwi Ci to na dostosowanie dostępów do specyfiki funkcjonowania firmy, co pozwoli na efektywne zarządzanie uprawnieniami i lepszą organizację pracy.
Definiowanie specyficznych ustawień i uprawnień możliwe jest z poziomu aplikacji Wapro Anywhere.
Jak zarządzać użytkownikami?
W zależności od tego, czy użytkownik rejestruje się jako nowa firma, czy jako firma pracująca już w ramach usługi Portal Anywhere Cloud ma możliwość:
- dodawania nowych użytkowników,
- zaimportowania użytkowników z wersji desktop.
Pamiętaj, że odpowiednie zarządzanie grupami użytkowników jest kluczowe dla bezpieczeństwa i efektywności pracy w Twojej organizacji.
Dodawanie nowego użytkownika
Aby dodać nowego użytkownika, w menu Użytkownik kliknij przycisk Dodaj. W wyświetlonym formularzu wskaż, do której firmy chcesz go przypisać oraz z jakiego adresu e-mail korzysta. Na wskazany adres e-mail zostanie wysłany link do ustawienia hasła w usłudze (ważny przez 24 godziny). Jednocześnie adres ten stanie się loginem do aplikacji.
Wskazanie w polu Aplikacja systemu innego niż Wapro Mag, skutkuje utworzeniem bazowego użytkownika w aplikacji desktop. Opcja zakładania kont dla pozostałych systemów dostępnych w usłudze w formie aplikacji desktop z dostępem przez RDP umożliwia zachowanie kompatybilności i możliwości zarządzania kontami przez administratora firmy. Szczegółowa konfiguracja konta odbywa się bezpośrednio w aplikacji desktop dostępnej po zalogowaniu przez RDP. Administrator może skonfigurować parametry użytkownika oraz nadać mu odpowiednie uprawnienia.
Dane wprowadzonych użytkowników możesz modyfikować po kliknięciu przycisku Popraw.
Przypisanie użytkownika do grupy i aplikacji
Sam proces dodania nowego użytkownika nie skutkuje nadaniem mu dostępu do aplikacji. Aby użytkownik mógł zalogować się do danej firmy, powinieneś przypisać go do grupy uprawnień. W tym celu wybierz użytkownika i skorzystaj z opcji Dodaj użytkownika do grupy i aplikacji. W wyświetlonym oknie wybierz firmę, do której przypiszesz użytkownika, grupę uprawnień oraz aplikację. Po wybraniu opcji Zatwierdź użytkownik będzie mógł zalogować się do aplikacji.
Szczegółowe uprawnienia do wykonywania poszczególnych czynności w systemie konfigurowane są bezpośrednio w aplikacji Wapro Anywhere.
Zmiana przynależności użytkownika do grupy
Jako administrator systemu masz możliwość zmiany przynależności użytkownika do danej grupy w ramach aplikacji. Aby to zrobić, skorzystaj z opcji Zmień grupę użytkownika w aplikacji. Po jej wybraniu, będziesz mógł skutecznie zrealizować proces modyfikacji, co zapewni lepsze zarządzanie dostępem i organizacją w systemie.
Import danych użytkownika
Dla firm, które dotychczas korzystały z Wapro Anywhere lub dostarczały swoją bazę danych z aktywnymi użytkownikami, istnieje możliwość importu oraz konwersji tych danych do wersji Wapro Anywhere Cloud. Proces ten pozwala na automatyczne przekształcenie starych loginów w prawdziwe adresy e-mail, które będą służyć do komunikacji z użytkownikami, w tym wysyłania e-maili z linkami do resetowania haseł.
Aby rozpocząć import, wybierz opcję Importuj i wskaż z jakiej firmy dane będą importowane. Następnie, na liście przy danym użytkowniku, wskaż adres e-mail, który będzie nowym loginem. Po wybraniu opcji importu rozesłane zostaną e-maile do nowych użytkowników, a także zmienione zostaną nazwy użytkowników w aplikacji.
Dotychczas aplikacje udostępniane w Wapro Anywhere umożliwiały logowanie w ramach usługi pulpit zdalny oraz dedykowane konta aplikacyjne w Wapro Mag. W przypadku korzystania z usługi Wapro Anywhere Cloud logowanie jest zintegrowane. Oznacza to, że konto do aplikacji Wapro Anywhere (aplikacja przeglądarkowa) oraz wersja desktop korzystają z tego samego konta.
Proces importu użytkownika istniejącego w aplikacji Wapro Mag, którego login to np. jkowalski musi zakończyć się wskazaniem adresu e-mail tego użytkownika. Wskazany adres e-mail stanie się równocześnie nowym loginem. Jeśli jkowalski korzysta z adresu e-mail jkowalski@domena.pl, zostanie do niego wysłana wiadomość e-mail z linkiem do ustawienia hasła (link jest ważny 24 godziny). Logując się do aplikacji, należy posługiwać się adresem e-mail jako loginem oraz nowo ustawionym hasłem.
Jeśli użytkownik nadal loguje się do aplikacji desktop, jego hasło będzie takie jak dla loginu jkowalski, ale sam login ulegnie zmianie na jkowalski@domena.pl. Jeśli hasła różniły się od siebie, należy za pośrednictwem wersji desktop ustawić nowe hasło, analogiczne hasło jak w wersji przeglądarkowej.
Nie ma możliwości, aby hasło wprowadzane przez użytkownika w usłudze centralnego uwierzytelniania użytkowników zostało odczytane i zmienione na identyczne w aplikacji desktop Wapro Mag.
Konfiguracja uprawnień
Szczegółowe uprawnienia użytkowników określane są w aplikacji Wapro Anywhere. W przypadku kont importowanych z bazy danych z wersji desktop, które były przypisane do grup użytkowników i do poszczególnych uprawnień, ustawienia te zostały zachowane.