Jak przetwarzać e-faktury KSeF?
E-faktura KSeF, czyli faktura ustrukturyzowana stanowi szczególny rodzaj faktury elektronicznej. Zgodnie z ustawą o VAT, jest to dokument księgowy wystawiany za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i oznaczony unikalnym numerem, który umożliwia jego identyfikację w tym systemie.
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna, znana również jako e-faktura KSeF, to specjalny format pliku, najczęściej w postaci XML, zawierający wszystkie niezbędne dane faktury w ustandaryzowanym układzie. Ten format pozwala na interpretację danych przez systemy informatyczne, co znacząco przyspiesza i upraszcza proces ewidencji księgowej. W odróżnieniu od tradycyjnych dokumentów w formacie PDF, które wymagają ręcznego odczytu i wprowadzania danych, e-faktura w formacie XML jest odczytywana automatycznie przez system księgowy, eliminując błędy i opóźnienia.
Narzędzia umożliwiające przetwarzanie e-faktur KSeF w Wapro Fakir:
- usługa Businesslink - integralna część systemu Wapro ERP, dedykowana do komunikacji i wymiany dokumentów pomiędzy aplikacjami systemów Wapro ERP oraz KSeF. Usługa działa całkowicie w tle. Aby ją uruchomić, należy kliknąć pozycję Import z KSeF i Businesslink w głównym menu programu. Program przeniesie użytkownika do bufora dokumentów Businesslink, który stanowi centralne miejsce przetwarzania e-faktur KseF.
Przed przetworzeniem w postać księgową i przeniesieniem do ksiąg, e-faktury mogą być wcześniej przesłane do systemu Wapro eBiuro.
- system Wapro eBiuro - narzędzie dedykowane biurom rachunkowym oraz firmom, ułatwiające komunikację i wymianę dokumentów pomiędzy różnymi działami i klientami a księgowością. W systemie użytkownik ma możliwość:
- opisywania dokumentów,
- zaakceptowania lub odrzucenia dokumentów,
- przetworzenia postaci handlowej dokumentu w postać księgową gotową do dekretowania.
W programach finansowo-księgowych ostatnim etapem przetwarzania e-faktur w buforze Businesslink jest wysłanie ich do ksiąg.
Jak wprowadzić e-faktury KSeF do systemu finansowo-księgowego?
Oryginały e-faktur znajdują się w systemie KSeF, który - zgodnie z ustawą o VAT, należy traktować jako archiwum (dokumenty będą tam przechowywane co najmniej 10 lat).
W niniejszej instrukcji e-faktury to pliki dokumentów pobrane za pośrednictwem usługi Businesslink z KSeF. System oznaczy je statusem Potwierdzony niezależnie od tego przez który program Wapro ERP zostały wystawione lub pobrane z KSeF. Dokumenty te muszą zostać zaimportowane do programu finansowo-księgowego za pomocą importera dokumentów, przy wykorzystaniu pliku wymiany danych Wapro XML.
Metody rejestrowania e-faktur w programach finansowo-księgowych:
- Pobieranie e-faktur z KSeF za pośrednictwem usługi Businesslink.
Usługa Businesslink:
- umożliwia zarejestrowanie w systemie finansowo-księgowym e-faktur jako dowodów księgowych będących podstawą do ich zaksięgowania,
- umożliwia wprowadzenie e-faktury w obieg dokumentów firmy (system Wapro eBiuro) i przygotowanie dokumentów do księgowania. Przesyłanie dokumentów odbywa się sposób gwarantujący bezpieczeństwo danych handlowych firmy,
- dostarcza e-faktury wystawione w aktualnie obowiązującym schemacie FA. Dokumenty z ewentualnymi załącznikami są zapisywane w module e-Dokumenty, co pozwala na dotarcie do każdej informacji pobranego dokumentu.
Użytkownik może w każdym momencie wyświetlić podgląd wprowadzonego dokumentu - e-fakturę w postaci handlowej (podgląd oryginału dokumentu w module e-Dokumenty).
- Pobieranie e-faktur z Wapro Mag lub Wapro Fakturka za pośrednictwem importera dokumentów, przy wykorzystaniu pliku wymiany danych Wapro XML.
Dowody księgowe, czyli e-faktury pobrane z KSeF za pośrednictwem usługi Businesslink, znajdują się w strukturach innych programów systemu Wapro ERP. W programie finansowo-księgowym widoczne są tylko podstawowe dane wymagane do rozliczania podatków, rozrachunków czy ewidencji w plikach JPK.
Plik w formacie XML jest plikiem tekstowym, który może zostać zmodyfikowany przez każdego. Korzystając z metody pobierania e-faktur za pomocą plików XML, należy mieć na uwadze istniejące ryzyko wycieku danych handlowych firmy. System Wapro Fakir zweryfikuje podstawowe dane i sprawdzi, czy plik został wygenerowany w systemie Wapro ERP, ale nie chroni przed ewentualnym wyciekiem danych.
W schemacie pliku XML, w sekcji KSeF widoczne jest pole Klucz. Jest to pole techniczne, którego wartość będzie generowana przez program Wapro ERP podczas tworzenia pliku wymiany danych. Klucz ten zostanie zweryfikowany podczas importu danych do programu finansowo-księgowego. Prawidłowy klucz jest gwarancją, że dowód księgowy e-faktury znajduje się w systemie Wapro ERP firmy, a jego podstawowe dane widoczne w pliku są zgodne z oryginałem pliku fa.xml. Jeżeli weryfikacja e-faktury będzie pozytywna, dokument po zaksięgowaniu otrzyma status Potwierdzony. W przypadku negatywnej weryfikacji klucza, dokument zostanie zaimportowany do ksiąg i otrzyma status Niepotwierdzony, a dane KSeF zostaną usunięte. Jeżeli w programie uruchomiona zostanie usługa Businesslink i dokumenty będą pobierane automatycznie, to te ze statusem Niepotwierdzony zostaną porównane z oryginalnymi e-fakturami pobranymi z KSeF. Jeżeli dane będą zgodne, status zostanie automatycznie zmieniony na Potwierdzony.
Dokument utworzony w ten sposób nie może zostać wprowadzony w obieg dokumentów do systemu Wapro eBiuro - nie ma możliwości uzupełnienia opisu, akceptacji lub wykonania innych operacji.
Bezwartościowe korekty e-faktur, które zastąpią noty korygujące, należy ręcznie wprowadzić do programu finansowo-księgowego. Schemat Wapro XML nie jest dostosowany do tego typu dokumentów.
Oryginały plików fa.xml oraz dołączone do nich załączniki nie dotrą do programów finansowo-księgowych za pośrednictwem pliku wymiany danych.
Import e-faktur KSeF odbywa się przy zastosowaniu tego samego źródła danych, analogicznie jak w przypadku pozostałych dokumentów. Różnica polega na tym, że obecnie za pośrednictwem pliku wymiany danych, pobrane zostaną podstawowe dane identyfikacyjne KSeF e-faktur. Zakres importowanych danych będzie taki jak dotychczas.
- Wprowadzanie e-faktur ręcznie, np. na podstawie wizualizacji dokumentu.
Wapro Fakir umożliwia także ręczne wprowadzanie e-faktur KSeF. W przypadku e-faktur KSeF, na formatce dokumentu, na zakładce KSeF powinien zostać wprowadzony numer KSeF i data nadania numeru KSeF. Dokument można także oznaczyć odpowiednim kodem JPK rodzaju dokumentu.
Podczas wystawiania e-faktur należy wprowadzić także datę wystawienia dokumentu KSeF oraz datę otrzymania dokumentu KSeF. Pozostałe daty pozostają bez zmian. Wapro Fakir, pobierając e-faktury zarówno za pośrednictwem usługi Businesslink, jak i za pomocą plików Wapro XML, automatycznie wypełnia te daty zgodnie z ustawą o VAT, odpowiednio dla e-faktury wystawionej w trybie online czy też offline. Weryfikując daty, warto zwrócić uwagę na to, czy analizowany dokument podlega KSeF, czy jest wystawiony online czy offline lub czy jest poza KSeF.
Jak dodać e-fakturę KSeF w Wapro Fakir?
Szczegółowe informacje o wprowadzaniu nowych dokumentów i modyfikowaniu istniejących dostępne są w instrukcji Wprowadzanie dokumentów.
W oknie kartoteki dokumentów widoczne są kolumny charakterystyczne dla dokumentów KSeF:
- Nr KSeF - numer nadany dokumentowi w KSeF,
- KSeF Status - kolumna informująca o tym, czy w systemie Wapro ERP znajduje się oryginalny plik XML dokumentu, a dane zarejestrowane w księdze zostały zweryfikowane i potwierdzone,
- Źródło dokumentu - kolumna informująca o tym, w jaki sposób dokument trafił do systemu. Jeśli dokument został wprowadzony ręcznie, jako źródło wskazany zostanie Wapro Fakir. Jeżeli dokument został zaimportowany przy pomocy pliku wymiany danych Wapro XML, źródłem będzie Wapro Mag. Dokumenty mogą być importowane także z innych źródeł, np. Businesslink.
Użytkownik ma także możliwość budowania filtra drzewa, np. według źródła dokumentu.
W sekcji szczegółów, na zakładce KSeF widoczne są parametry dokumentu. Zakres prezentowanych danych zależy od źródła i sposobu rejestracji dokumentu.
Komplet danych KSeF wyświetli się tylko przy imporcie dokumentów z KSeF za pośrednictwem usługi Businesslink.