Przejdź do głównej zawartości

Przepływ dokumentów między Wapro eBiuro a systemami Wapro ERP i KSeF

W poniższej instrukcji znajdziesz informacje na temat obiegu dokumentów od momentu odebrania z KSeF do zaksięgowania w systemie Wapro ERP. Dowiesz się także jak wygląda procedura wycofania dokumentów.

Uwaga

W aplikacjach Wapro Kaper i Wapro Fakir dostępna jest opcja konfiguracji automatycznej wysyłki z Bufora Businesslink do Wapro eBiuro:

  • Nie wysyłaj
  • Natychmiast
  • po 1 godzinie
  • po 2 godzinach
  • po 6 godzinach

Wapro Fakir

Automatyczna wysyłka dokumentów sprzedaży i zakupu do eBiuro w Wapro Fakir 365 BIURO Plus – konfiguracja parametrów synchronizacji dokumentów pomiędzy Wapro ERP a Portalem Księgowego i Klienta eBiuro

Wapro Kaper

Konfiguracja automatycznej wysyłki dokumentów sprzedaży i zakupu do eBiuro w Wapro Kaper – ustawienia synchronizacji faktur z Portalem Księgowego i Klienta oraz automatyzacja wymiany dokumentów z biurem rachunkowym

Obieg dokumentu KSeF - Bufor Businesslink - Wapro eBiuro - Wapro ERP​

  1. Dokumenty z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) są automatycznie pobierane przez usługę Businesslink bezpośrednio do systemów Wapro Kaper/Wapro Fakir, do modułu Import z KSeF i Businesslink.
  2. Faktury pojawią się w odpowiednich gałęziach: Dokumenty sprzedaży/zakupu, w sekcji Pobrane niezadekretowane.

Bufor dokumentów Wapro Kaper zintegrowany z eBiuro – obsługa dokumentów sprzedaży i zakupu, monitorowanie statusów OCR, dekretacji, akceptacji, eksportu do eBiuro oraz księgowania dokumentów

  1. Zweryfikuj i wybierz dokumenty. Skorzystaj z funkcji Podgląd załącznika, aby sprawdzić treść faktury.
Uwaga

W przypadku gdy w ekosystemie Wapro ERP nie występuje aplikacja Wapro eBiuro lub posiadasz program Wapro Kaper/Wapro Fakir w wariantach PRESTIŻ i BIZNES, to Bufor dokumentów BL jest miejscem, w którym możesz dokonać oceny prawidłowości otrzymanych faktur. W tym module możesz procesować i zaksięgować dokumenty lub odrzucić je, jeżeli są wadliwe.

W sytuacji, gdy potrzebujesz nadać dostęp do zatwierdzania/odrzucania dokumentów KSeF w oddziałach terenowych firmy, rozwiązaniem może być usługa Wapro Anywhere.

Wapro Kaper – podgląd i pobieranie załączników KSeF w buforze dokumentów, obsługa faktur zakupu oraz integracja dokumentów z Wapro eBiuro

Jeśli dokument nie powinien być księgowany, możesz go odrzucić - kliknij prawy przycisk myszy i wybierz Status księgowy | Odrzucone.

Wapro Kaper – zmiana statusu dokumentów zakupu zintegrowanych z Wapro eBiuro, akceptacja, odrzucanie oraz przygotowanie dokumentów do księgowania

Możesz zadekretować dokumenty bezpośrednio. Jeśli chcesz włączyć klienta w proces akceptacji i posiadasz program Wapro eBiuro, przejdź do następnego kroku.

  1. Zaznacz wybrane dokumenty Buforze dokumentów, w programie Wapro ERP i kliknij przycisk Wyślij do akceptacji w eBiuro.

Wapro Kaper – grupowe wysyłanie faktur i dokumentów zakupu do akceptacji w Wapro eBiuro, elektroniczny obieg dokumentów oraz współpraca z biurem rachunkowym

  1. Dokumenty pojawią się w aplikacji Wapro eBiuro na Liście dokumentów ze statusem Do akceptacji.

Lista dokumentów w eBiuro z fakturami oczekującymi na akceptację – zarządzanie obiegiem dokumentów, weryfikacja dokumentów kosztowych oraz przygotowanie do eksportu i księgowania w Wapro ERP

  1. W następnym kroku klient loguje się do swojego konta i akceptuje dokumenty.
Uwaga

W uzasadnionych przypadkach i w porozumieniu z klientem akceptacji może dokonać również pracownik działu księgowości.

Dodaj podpis ALT najbardziej wartościowy pod kątem SEO, do obrazka w helpie/instrukcji wdrożenia

  1. Po zaakceptowaniu faktur przez klienta w programie Wapro eBiuro wybierz opcję Wyślij do ERP. Po oznaczeniu dokumentów z wykorzystaniem czynności automatycznych następuje odebranie dokumentów przez system Wapro Kaper/Wapro Fakir. Odbieranie następuje w interwałach czasowych co 15 minut.

Wysyłanie zaakceptowanych dokumentów z eBiuro do Wapro ERP – masowy eksport faktur po akceptacji, integracja z systemem ERP oraz automatyzacja elektronicznego obiegu dokumentów

  1. Po odebraniu dokumentów w Wapro ERP, faktury są widoczne w module Bufora dokumentów. W systemie Wapro Kaper/Wapro Fakir zaznacz dokumenty i kliknij przycisk Dekretuj. Dokumenty trafią do gałęzi Zadekretowane.

  2. Teraz możesz zaksięgować dokumenty - kliknij opcję Importuj do księgi. Dokumenty zostaną automatycznie opisane zgodnie ze zdefiniowanymi schematami księgowymi.

Wapro Kaper – dekretacja dokumentów, import faktur do księgi oraz automatyczne księgowanie dokumentów pobranych z Wapro eBiuro i KSeF

  1. Faktury zostaną zapisane w Księdze Przychodów i Rozchodów lub Księdze Handlowej, a system automatycznie aktualizuje status w Wapro eBiuro na Zaksięgowane.

Jak zmodyfikować i przywrócić dokument?​

Uwaga

W celu wykonania zmian zaksięgowanego dokumentu oraz zapewnienia spójności danych z Wapro eBiuro, należy w pierwszej kolejności wycofać zapis z ksiąg do Bufora dokumentów. Edycja zapisów w księgach i ich zapisanie nie spowoduje synchronizacji danych w Wapro eBiuro dlatego należy ponownie przeprowadzić synchronizację.

Jeśli dokument został zaksięgowany błędnie lub wymaga ponownego procesowania po stronie Wapro eBiuro, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

  1. W programie Wapro Kaper/Wapro Fakir usuń dokument z właściwej ewidencji (KPiR/KH).

W efekcie w systemie Wapro eBiuro status dokumentu na Liście dokumentów zmieni się automatycznie na Zaakceptowany ERP.

Lista dokumentów w eBiuro z fakturami zaakceptowanymi i wyeksportowanymi do Wapro ERP – monitorowanie statusów dokumentów, kontrola integracji ERP oraz zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów

W aplikacji Wapro ERP, w module Import z KSeF i Businesslink dokument wróci do sekcji Pobrane niezadekretowane.

Wapro Kaper – lista pobranych niezadekretowanych dokumentów zakupu z Wapro eBiuro i KSeF, przygotowanie faktur do dekretacji, akceptacji oraz księgowania

  1. Możesz odrzucić dokument. W takim przypadku odpowiednia informacja z Bufora dokumentów zostanie przekazana do Wapro eBiuro.

  2. Jeśli dokument ponownie trafi do systemu Wapro eBiuro, w celu np. zmiany uwagi do pozycji, uwagi dokumentu lub przypisania kosztów, powinien zostać usunięty z Bufora dokumentów. W Wapro eBiuro pojawi się na Liście dokumentów i będzie miał status Do weryfikacji. Do takiego dokumentu możesz dodać uwagi, zostawić informację w Komunikatorze, a następnie zmienić jego status na Zaakceptowany lub Odrzucony.

Lista dokumentów w eBiuro z fakturami do weryfikacji – kontrola poprawności dokumentów, analiza kosztów, zarządzanie statusem faktur oraz przygotowanie dokumentów do akceptacji i eksportu do Wapro ERP

  1. Po wprowadzeniu zmian ponownie wyślij dokument do programu Wapro ERP - opcja Wyślij do ERP.