Przepływ dokumentów między Wapro eBiuro a systemami Wapro ERP i KSeF
W poniższej instrukcji znajdziesz informacje na temat obiegu dokumentów od momentu odebrania z KSeF do zaksięgowania w systemie Wapro ERP. Dowiesz się także jak wygląda procedura wycofania dokumentów.
W aplikacjach Wapro Kaper i Wapro Fakir dostępna jest opcja konfiguracji automatycznej wysyłki z Bufora Businesslink do Wapro eBiuro:
- Nie wysyłaj
- Natychmiast
- po 1 godzinie
- po 2 godzinach
- po 6 godzinach
Wapro Fakir
Wapro Kaper
Obieg dokumentu KSeF - Bufor Businesslink - Wapro eBiuro - Wapro ERP
- Dokumenty z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) są automatycznie pobierane przez usługę Businesslink bezpośrednio do systemów Wapro Kaper/Wapro Fakir, do modułu Import z KSeF i Businesslink.
- Faktury pojawią się w odpowiednich gałęziach: Dokumenty sprzedaży/zakupu, w sekcji Pobrane niezadekretowane.
- Zweryfikuj i wybierz dokumenty. Skorzystaj z funkcji Podgląd załącznika, aby sprawdzić treść faktury.
W przypadku gdy w ekosystemie Wapro ERP nie występuje aplikacja Wapro eBiuro lub posiadasz program Wapro Kaper/Wapro Fakir w wariantach PRESTIŻ i BIZNES, to Bufor dokumentów BL jest miejscem, w którym możesz dokonać oceny prawidłowości otrzymanych faktur. W tym module możesz procesować i zaksięgować dokumenty lub odrzucić je, jeżeli są wadliwe.
W sytuacji, gdy potrzebujesz nadać dostęp do zatwierdzania/odrzucania dokumentów KSeF w oddziałach terenowych firmy, rozwiązaniem może być usługa Wapro Anywhere.
Jeśli dokument nie powinien być księgowany, możesz go odrzucić - kliknij prawy przycisk myszy i wybierz Status księgowy | Odrzucone.
Możesz zadekretować dokumenty bezpośrednio. Jeśli chcesz włączyć klienta w proces akceptacji i posiadasz program Wapro eBiuro, przejdź do następnego kroku.
- Zaznacz wybrane dokumenty Buforze dokumentów, w programie Wapro ERP i kliknij przycisk
Wyślij do akceptacji w eBiuro.
- Dokumenty pojawią się w aplikacji Wapro eBiuro na Liście dokumentów ze statusem Do akceptacji.
- W następnym kroku klient loguje się do swojego konta i akceptuje dokumenty.
W uzasadnionych przypadkach i w porozumieniu z klientem akceptacji może dokonać również pracownik działu księgowości.
- Po zaakceptowaniu faktur przez klienta w programie Wapro eBiuro wybierz opcję
Wyślij do ERP. Po oznaczeniu dokumentów z wykorzystaniem czynności automatycznych następuje odebranie dokumentów przez system Wapro Kaper/Wapro Fakir. Odbieranie następuje w interwałach czasowych co 15 minut.
Po odebraniu dokumentów w Wapro ERP, faktury są widoczne w module Bufora dokumentów. W systemie Wapro Kaper/Wapro Fakir zaznacz dokumenty i kliknij przycisk
Dekretuj. Dokumenty trafią do gałęzi Zadekretowane.Teraz możesz zaksięgować dokumenty - kliknij opcję
Importuj do księgi. Dokumenty zostaną automatycznie opisane zgodnie ze zdefiniowanymi schematami księgowymi.
- Faktury zostaną zapisane w Księdze Przychodów i Rozchodów lub Księdze Handlowej, a system automatycznie aktualizuje status w Wapro eBiuro na Zaksięgowane.
Jak zmodyfikować i przywrócić dokument?
W celu wykonania zmian zaksięgowanego dokumentu oraz zapewnienia spójności danych z Wapro eBiuro, należy w pierwszej kolejności wycofać zapis z ksiąg do Bufora dokumentów. Edycja zapisów w księgach i ich zapisanie nie spowoduje synchronizacji danych w Wapro eBiuro dlatego należy ponownie przeprowadzić synchronizację.
Jeśli dokument został zaksięgowany błędnie lub wymaga ponownego procesowania po stronie Wapro eBiuro, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
- W programie Wapro Kaper/Wapro Fakir usuń dokument z właściwej ewidencji (KPiR/KH).
W efekcie w systemie Wapro eBiuro status dokumentu na Liście dokumentów zmieni się automatycznie na Zaakceptowany ERP.
W aplikacji Wapro ERP, w module Import z KSeF i Businesslink dokument wróci do sekcji Pobrane niezadekretowane.
Możesz odrzucić dokument. W takim przypadku odpowiednia informacja z Bufora dokumentów zostanie przekazana do Wapro eBiuro.
Jeśli dokument ponownie trafi do systemu Wapro eBiuro, w celu np. zmiany uwagi do pozycji, uwagi dokumentu lub przypisania kosztów, powinien zostać usunięty z Bufora dokumentów. W Wapro eBiuro pojawi się na Liście dokumentów i będzie miał status Do weryfikacji. Do takiego dokumentu możesz dodać uwagi, zostawić informację w Komunikatorze, a następnie zmienić jego status na Zaakceptowany lub Odrzucony.
- Po wprowadzeniu zmian ponownie wyślij dokument do programu Wapro ERP - opcja
Wyślij do ERP.