Tak, aby w pełni korzystać z Wapro eBiuro (integracja i wymiana danych między eBiuro a Wapro ERP), konieczne jest posiadanie licencji Wapro Kaper  lub Wapro Fakir w wariancie Biuro/Biuro Plus. Licencje te nie są wliczone w cenę usługi Wapro eBiuro.

Wapro eBiuro dla posiadaczy Wapro Anywhere Online będzie dostępne w późniejszym terminie.

Usługa Businesslink nie jest obligatoryjna, jednak nie możemy wówczas korzystać z pełnej automatyzacji procesów księgowych i pozostaje nam ręczne księgowanie dokumentów przekazywanych z Wapro eBiuro do Wapro ERP.

Proszę pamiętać, że usługa Businesslink nie jest wymagana, ale zapewnia integrację z KSeF, funkcję OCR z AI (dostępna wkrótce) oraz pełną automatyzację procesów księgowych.

eBiuro umożliwia wymianę dokumentów z klientami, dzięki funkcjom Skrzynki nadawczej i Skrzynki odbiorczej. Przekazane dokumenty automatycznie trafiają do Wapro ERP, gdzie można je księgować ręcznie lub automatycznie. eBiuro umożliwia:

• obsługę dokumentów KSeF z dzięki Businesslink,
• szybką komunikację z klientami dzięki systemowi powiadomień.

W Wapro eBiuro wyróżniamy dwa konteksty pracy. Użytkownik może pracować w portalu księgowym lub portalu klienta. Portale te różnią się przede wszystkim widokami. Funkcje panelu Startowego, Dokumentów, tablicy Kanban czy panelu Administratora działają zgodnie z podobnymi mechanizmami.

Zachęcamy do skorzystania z opcji na stronie internetowej Wapro eBiuro: Zobacz wersję DEMO, w której możesz zapoznać się z kontekstami pracy.

Wersja testowa umożliwia pracę w kontekście własnej firmy (wymagany jest proces rejestracyjny, w którym utworzone zostanie dedykowane konto i nadany dostęp na okres 30 dni od momentu rejestracji). System zachowa pełną funkcjonalność w okresie i wariancie, który został wybrany w procesie rejestracji. Dane w aplikacji po rejestracji nie są uzupełnione i użytkownik powinien wprowadzić wszystko od podstaw.

Wersja DEMO nie wymaga rejestracji i pozwala na pracę na danych przykładowych. Każdy dostęp do aplikacji w trybie DEMO umożliwia pracę na nowej kopii bazy co uniemożliwia powrót do raz zapisanych danych w bazie demo. Praca w trybie demonstracyjnym umożliwia zapoznanie z kontekstem pracy księgowym i klienckim

WAŻNE - Przed uruchomieniem integracji, proszę uruchomić Wapro Update i pobrać aktualizacje, na każdym stanowisku z aplikacjami Wapro Kaper i Wapro Fakir.

Wapro eBiuro działa w ekosystemie z aplikacjami Wapro ERP: Kaper i Fakir.

UWAGA - Po zakupie licencji Wapro eBiuro, najważniejszym procesem jaki trzeba przeprowadzić w celu pełnej współpracy portalu eBiuro i aplikacji Wapro ERP jest przeprowadzenie prostej Integracji z poziomu aplikacji Wapro Kaper i Fakir, za pomocą kreatora który przeprowadzi użytkownika przez cały proces.

W celu wykonania integracji baz danych programu Wapro ERP z bazą danych eBiuro, co umożliwi wymianę danych należy wejść do programu Wapro Kaper/Fakir, do firmy będącej właścicielem Wapro eBiuro. Jeżeli w bazie danych programu Wapro Kaper/Fakir nie mamy założonej naszej firmy, należy ją dodać.

UWAGA – proszę w danych firmy w aplikacji Wapro Kaper – wejść w Dane firmy i na gałęzi Inne – zaznaczyć opcję w sekcji Właściciel licencji – Firma jest właścicielem licencji Wapro Kaper.

UWAGA – proszę w danych firmy w aplikacji Wapro Fakir – wejść w zakładkę System, wybór firmy – Popraw, zakładka Pozostałe dane – zaznaczyć opcję w sekcji Właściciel licencji – Firma jest właścicielem licencji Wapro Fakir.

Po ustawieniu parametru, zapisujemy Dane firmy i przechodzimy na zakładkę Inne – Sekcja Wapro eBiuro – pojawi się tu opcja Integracja z Wapro ERP.

Pojawia się ekran startowy procesu aktywacji i integracji bazy danych programu Wapro Kaper/Fakir z bazą danych aplikacji eBiuro, która została utworzona w procesie rejestracji usługi. Klikamy przycisk – Rozpocznij.

W kolejnym kroku logujemy się danymi z procesu rejestracji Wapro eBiuro czyli podajemy:

• Adres email
• Hasło nadane w procesie rejestracji

Po wpisaniu danych klikamy Zaloguj.

Po zalogowaniu pojawia się okno dodania i zapisania dla firmy nowego tokenu integracyjnego. Na oknie z listy wybieramy swoja firmę oraz użytkownika, po czym klikamy Zapisz.

W kolejnym kroku przechodzimy do aktywacji usługi eBiuro, klikamy Aktywuj usługę.

Po wykonaniu podanych kroków kreatora została pomyślnie zakończona aktywacja/ integracja bazy danych Wapro EPR z bazą danych aplikacji eBiuro, a co za tym idzie możliwa stała się wymiana dokumentów i niezbędnych danych.

Zamykamy okno integracji.

Wapro eBiuro to narzędzie, które usprawnia pracę biur rachunkowych i firm.

Umożliwia wymianę dokumentów z klientami szybko i bezpiecznie, dzięki skrzynce nadawczej i odbiorczej. Przekazane dokumenty automatycznie trafiają do Wapro ERP, gdzie można je księgować ręcznie. Jest to platforma umożliwiająca sprawną komunikację z klientami dzięki systemowi powiadomień. Właściciel eBiuro może zaprosić swoich klientów do współpracy w ramach aplikacji.

Proces zapraszania odbywa się z poziomu aplikacji finansowo-księgowych Wapro ERP.  W aplikacji Wapro Kaper lub Wapro Fakir, Logujemy się do firmy, którą chcemy zaprosić do usługi. Po wybraniu zakładki Inne, a następnie sekcji Wapro eBiuro, klikamy na przycisk Zaproś firmę do eBiura

Po uruchomieniu okna Zaproś firmę do eBiuro weryfikujemy poprawność danych firmy. Informacje o firmie, pobierane są bezpośredni z programu Wapro Kaper z Danych Firmy. W kolejnym kroku w dolnej części okna za pomocą przycisku Dodaj, otwieramy okno integracji użytkownika z usługą eBiuro.

Następnie uzupełniamy dane i wskazujemy grupę uprawnień, do której ma zostać przypisany użytkownik:

• Udziałowcy (szerszy zakres uprawnień, dostęp do informacji podatkowych firmy),
• Pracownik (węższy zakres uprawnień).

Po wprowadzeniu użytkowników i ich zapisaniu klikamy przycisk – Zaproś

W procesie zapraszania firmy do aplikacji eBiuro, w bazie danych zakładana jest firma oraz dodawani wskazani użytkownicy. Ważne jest, aby zapraszanych użytkowników przypisać do odpowiednich ról/grup, czyli do grupy właścicieli/udziałowców lub użytkowników/pracowników. Ewentualne zmiany przypisania do ról/grup można wykonać po stronie eBiuro w panelu Admin.

• UWAGA - Szczególną uwagę należy zwrócić na poprawność adresu e-mail z uwagi na to, że stanowi on login użytkownika do Wapro eBiuro. Na podany adres email system wyśle link do nadania hasła. Po nadaniu hasła można logować się do Wapro eBiuro.
• UWAGA – Wyłącznie, zapraszanie firm z poziomu Wapro Kaper/Fakir do aplikacji eBiuro umożliwia wymianę danych miedzy aplikacjami. Proszę pamiętać, że dodanej ręcznie firmy z poziomu eBiuro nie z synchronizujemy z firmą z aplikacji desktopowej Wapro ERP. Opcja Zapraszania firm do Wapro eBiuro to jedyny kanał zalecany dla pełnej wymiany danych.

Wapro eBiuro to narzędzie, które usprawnia pracę biur rachunkowych i firm.

Umożliwia wymianę dokumentów z klientami szybko i bezpiecznie, dzięki skrzynce nadawczej i odbiorczej. Przekazane dokumenty automatycznie trafiają do Wapro ERP, gdzie można je księgować ręcznie. Jest to platforma umożliwiająca sprawną komunikację z klientami dzięki systemowi powiadomień. Właściciel eBiuro może przenieść użytkowników z aplikacji Wapro Kaper/Fakir do usługi eBiuro za pomocą opcji Dodaj użytkownika Wapro ERP do eBiura.

Proces ten odbywa się z poziomu aplikacji finansowo-księgowych Wapro ERP. W tym celu logujemy się do aplikacji Wapro Kaper lub Wapro Fakir a następnie przechodzimy na zakładkę Inne, do sekcji Wapro eBiuro i wybieramy pozycję Dodaj użytkownika Wapro ERP do eBiura.

Po uruchomieniu opcji dodajemy użytkowników, którzy mają zostać przeniesieni do usługi eBiuro.

Na oknie klikamy przycisk Dodaj, w sekcji Użytkownik ERP wybieramy z rozwijanej listy użytkownika aplikacji Wapro Kaper/Fakir, którego chcemy przenieść do aplikacji eBiuro i uzupełniamy imię, nazwisko i adres email, który staje się loginem do programu eBiuro.

Po uzupełnieniu danych klikamy przycisk Zapisz. Ta operacja spowoduje uruchomienie procesu synchronizacji, którego efektem będzie założenie użytkownika w Wapro eBiuro.

UWAGA - Zwróć szczególną uwagę na poprawność adresu e-mail - stanowi on login użytkownika, niezbędny do zalogowania do usługi. Na podany adres email system wyśle link do nadania hasła. Po nadaniu hasła można zalogować się do Wapro eBiuro.

Skrzynka Nadawcza/Odbiorcza – księgowanie ręczne w programie Wapro Kaper.

W Wapro eBiuro, w panelu Dokumenty mamy funkcjonalność Skrzynki Nadawczej/Odbiorczej.

W kontekście klienta – występuje Skrzynka nadawcza, za pomocą której klient może przekazać do biura rachunkowego/działu księgowości dokumenty.

Dokumenty w formie plików takich jak: pdf, jpg, jpeg, png, svg, gif, bmp za pomocą funkcji dodaj lub poprzez przeciągniecie - przeciągnij i upuść, można przekazać do Skrzynki nadawczej. Na podstawie tych załączników portal tworzy dokumenty proste.

UWAGA – do powstania dokumentu wymagany jest załącznik i numer dokumentu. Numerem dokumentu staje się nazwa przekazanego pliku.

Tak powstałe dokumenty można edytować, w celu uzupełnienia danych:

• numer dokumentu
• typ dokumentu
• uwagi
• dane kontrahenta

Klient przygotowane dokumenty może przekazać do Księgowości za pomocą przycisku Wyślij.

Księgowość otrzymuje dokument/y, które następnie procesuje.

Jeżeli występują niejasności, księgowość może umieścić na dokumencie Uwagę a następnie wysłać do kontekstu klienta dokument korzystając z opcji Wyślij do weryfikacji.

Jeżeli do dokumentu nie ma uwag, księgowość może przekazać dokument/y do Wapro ERP – Wyślij do ERP.

UWAGA – dokumenty Wysłane do ERP, oczekują na odebranie ich przez usługę Czynności Automatycznych Wapro - w takim przypadku oznaczane są one żółtą ikoną ERP.

UWAGA - Konfigurację oraz weryfikację działania usługi Czynności Automatycznych możemy wykonać z poziomu:

• aplikacji desktopowych Wapro Kaper, zakładka Inne
• systemu Windows uruchamiając aplikację Wapro Czynności Automatyczne

UWAGA – Dokumenty nie odebrane w Wapro ERP przez Czynności Automatyczne, można wycofać z wysyłki np.: w celu edycji czy usunięcia, poprzez zaznaczenie dokumentu/ów i użycie przycisku Anuluj wysyłkę do ERP.

Po odebraniu dokumentów przez Wapro ERP, oznaczenie na dokumencie w usłudze eBiuro zmienia się z żółtej na niebieską ikonę ERP. Wówczas nie można już edytować dokumentu.

Klient otrzymuje powiadomienie w systemie Windows (z wykorzystaniem usługi Wapro Update), z aplikacji eBiuro o tym, że w Skrzynce odbiorczej w aplikacji Wapro Kaper znajdują się dokumenty do ręcznego zaksięgowania.

W celu zaksięgowania dokumentu uruchamiamy aplikację Wapro Kaper, przechodzimy do okna Księgi przychodów i rozchodów/Ryczałtu.

Dokumenty przesłane z Wapro eBiuro trafiają do Skrzynki odbiorczej, która jest dostępna z poziomu:

1. 1. 1. Zakładka Firma – sekcja Wapro eBiuro - Skrzynka odbiorcza
         
      2. Okna wprowadzania dokumentu dla KPiR/Ryczału
         

   Okno Skrzynki odbiorczej zawiera:

   • Listę dokumentów do zaksięgowania w aplikacji Wapro Kaper.
   • Filtr dokumentów Pobranych oraz Zaksięgowanych w podziale na typy dokumentów. Typy dokumentów określamy w usłudze eBiuro w Skrzynce odbiorczej/nadawczej.
   • Podgląd graficzny wybranego dokumentu.

Księgowanie ręczne z wykorzystaniem Skrzynki Odbiorczej w Wapro Kaper.

1. Po otrzymaniu powiadomienia z Wapro eBiuro o istnieniu niezaksięgowanego dokumentu w Skrzynce odbiorczej, przechodzimy do programu Wapro Kaper.
   
2. Po zalogowaniu do firmy, przechodzimy na zakładkę Firma – w sekcji Ewidencja księgowa - Księga przychodów i rozchodów/Ewidencja ryczałtowa.
3. Następnie na wyświetlonym oknie wybieramy przycisk Dodaj.
4. Na formatce dodawania dokumentu w dolnej części okna klikamy przycisk Skrzynka odbiorcza.
   
5. Po wyświetleniu okna Skrzynki odbiorczej, ustawiamy się na gałęzi Pobrane. Po prawej stronie na liście dokumentów podświetlamy dokument, który chcemy zaksięgować.
   .
6. UWAGA - Po wskazaniu dokumentu na liście okna Skrzynki odbiorczej, pojawia się na formatce wprowadzania dokumentu checkbox - Przypisz do aktualnie wybranego rekordu dokument. Zaznaczenie checkboxa powoduje przepisanie numeru dokumentu ze Skrzynki odbiorczej na formatkę Wapro Kaper.
   
7. Uzupełniamy wymagane pola z podglądu dokumentu i klikamy – Zapisz.
8. Kolejne dokumenty wprowadzamy analogicznie.

Skrzynka Nadawcza/Odbiorcza – księgowanie ręczne w programie Wapro Fakir.

W Wapro eBiuro, w panelu Dokumenty mamy funkcjonalność Skrzynki Nadawczej/Odbiorczej.

W kontekście klienta – występuje Skrzynka nadawcza, za pomocą, której klient może przekazać do biura rachunkowego/działu księgowości dokumenty.

Dokumenty w formie plików takich jak: pdf, jpg, jpeg, png, svg, gif, bmp za pomocą funkcji dodaj lub poprzez przeciągniecie - przeciągnij i upuść, można przekazać do Skrzynki nadawczej. Na podstawie tych załączników portal tworzy dokumenty proste.

UWAGA – do powstania dokumentu wymagany jest załącznik i numer dokumentu. Numerem dokumentu staje się nazwa przekazanego pliku.

Tak powstałe dokumenty można edytować, w celu uzupełnienia danych:

• numer dokumentu
• typ dokumentu
• uwagi
• dane kontrahenta

Klient przygotowane dokumenty może przekazać do Księgowości za pomocą przycisku Wyślij.

Księgowość otrzymuje dokument/y, które następnie procesuje.

Jeżeli występują niejasności, księgowość może umieścić na dokumencie Uwagę a następnie wysłać do kontekstu klienta dokument korzystając z opcji Wyślij do weryfikacji.

Jeżeli do dokumentu nie ma uwag, księgowość może przekazać dokument/y do Wapro ERP – Wyślij do ERP.

UWAGA – dokumenty Wysłane do ERP, oczekują na odebranie ich przez usługę Czynności Automatycznych Wapro - w takim przypadku oznaczane są one żółtą ikoną ERP.

UWAGA - Konfigurację oraz weryfikację działania usługi Czynności Automatycznych możemy wykonać z poziomu:

• aplikacji desktopowych Wapro Fakir, zakładka Inne
• systemu Windows uruchamiając aplikację Wapro Czynności Automatyczne

UWAGA – Dokumenty nie odebrane w Wapro ERP przez Czynności Automatyczne, można wycofać z wysyłki np.: w celu edycji czy usunięcia, poprzez zaznaczenie dokumentu/ów i użycie przycisku Anuluj wysyłkę do ERP.

Po odebraniu dokumentów przez Wapro ERP, oznaczenie na dokumencie w Wapro eBiuro zmienia się z żółtej na niebieską ikonę ERP. Wówczas nie można już edytować dokumentu.

Klient otrzymuje powiadomienie w systemie Windows (z wykorzystaniem usługi Wapro Update), z aplikacji eBiuro o tym, że w Skrzynce odbiorczej w aplikacji Wapro Fakir znajdują się dokumenty do ręcznego zaksięgowania.

W celu zaksięgowania dokumentu uruchamiamy aplikację Wapro Fakir, przechodzimy do okna Dokumentów.

Dokumenty przesłane z Wapro eBiuro trafiają do Skrzynki odbiorczej, która jest dostępna z poziomu:

1. 1. 1. Zakładka Dokumenty – sekcja Wapro eBiuro - Skrzynka odbiorcza
         
      2. Okna wprowadzania dokumentu
         

Okno Skrzynki odbiorczej zawiera :

• Lisę dokumentów do zaksięgowania w aplikacji Wapro Fakir.
• Filtr dokumentów Pobranych oraz Zaksięgowanych w podziale na typy dokumentów. Typy dokumentów określamy w usłudze eBiuro w skrzynce odbiorczej/nadawczej
• Podgląd graficzny wybranego dokumentu.

Księgowanie ręczne z wykorzystaniem Skrzynki Odbiorczej w Wapro Fakir:

1. Po otrzymaniu powiadomienia w systemie Windows poprzez Wapro Update z eBiuro o istnieniu niezaksięgowanych dokumentów w Skrzynce odbiorczej, przechodzimy do programu Wapro Fakir.
   
2. Po zalogowaniu do firmy, przechodzimy na zakładkę Dokumenty – w sekcji Dokumenty księgowe - Dokumenty.
3. Klikamy na oknie Dokumentów księgowych – Dodaj.
4. Pojawia się formatka wprowadzania dokumentu, gdzie na dole okna pojawia się przycisk Skrzynka odbiorcza.
   
5. Po kliknięciu pojawia się okno Skrzynki odbiorczej
6. Na oknie Skrzynki odbiorczej, ustawiamy się na gałęzi Pobrane, po prawej podświetlamy dokument, który chcemy zaksięgować w Wapro Fakir i na dole okna wybieramy opcję Powiąż. W tym momencie okno Skrzynki odbiorczej jest blokowane, nie możemy wybrać innego dokumentu – dane ze skrzynki odbiorczej dla tego dokumentu są przepisywane na formatkę wprowadzania dokumentu w Fakirze – wypełniany jest numer dokumentu. Na oknie Skrzynki Odbiorczej pojawia się grafika blokady z komunikatem.
7. W przypadku, jeśli chcemy przerwać wprowadzanie dokumentu wybieramy opcję Anuluj powiązanie.
8. Uzupełniamy wymagane pola z podglądu dokumentu i klikamy – Zapisz. W momencie zapisania dokumentu, zwalniana jest blokada Skrzynki odbiorczej.
9. Kolejne dokumenty wprowadzamy analogicznie.

Skróty klawiszowe w eBiuro

Panel Start

Lista dokumentów 

Szczegóły dokumentu 

Skrzynka nadawcza/odbiorcza 

Tablica Kanban 

Zwróć szczególną uwagę na poprawność adresu e-mail - stanowi on login użytkownika, niezbędny do zalogowania do aplikacji. Sugerujemy, aby e-mail użytkownika był imienny. Na podany adres system wyśle link do nadania hasła. Po zmianie hasła konto stanie się aktywne, a system gotowy do pracy.

Dodanie firmy z poziomu Wapro eBiuro nie spowoduje synchronizacji z bazą Wapro ERP, to znaczy firma założona w eBiuro nie zostanie przeniesiona do Wapro Kaper, Wapro Fakir i nie będzie można wymieniać danych między aplikacjami.

Proszę pamiętać, że dla pełnej synchronizacji danych między systemami firma powinna być zapraszana do usługi eBiuro z poziomu aplikacji Wapro ERP. Po uruchomieniu aplikacji Wapro ERP i wejściu w konkretną firmę, którą chcemy zaprosić, przechodzimy na zakładkę Inne i klikamy pozycję Zaproś firmę do eBiuro.

Tak, można dodać użytkowników ręcznie.  Należy to zrobić w panelu Administracyjnym (ikona ) ,o którego dostęp ma właściciel licencji – nazywany Mandantem oraz użytkownicy dodani do grupy uprawnień Administratorzy.

Użytkownika możemy dodać w kontekście firmy – właściciela licencji lub w kontekście firmy będącej klientem właściciela licencji.

Uwaga – najwygodniej dodawać użytkowników będąc w kontekście danej firmy w Wapro eBiuro.

Tak, w trakcie dokonywania opłaty możliwe jest wskazanie danych karty płatniczej, która będzie zgodnie z cyklami obciążana. Karty obsługiwane są przez operatora TPay. Asseco Business Solutions S.A. nie przechowuje danych karty w swoich systemach.

Usługa rozliczana jest za liczbę aktywnych użytkowników, a opłata jest po stronie posiadacza licencji na Wapro eBiuro. Właściciel licencji może założyć więcej użytkowników niż wykupił, ale dostęp realizowany jest tylko dla oznaczonych jako nieprzeniesieni do archiwum.

Aplikacja działa na systemie Windows/Linux/MacOS/Android w przeglądarce internetowej. Przeglądarka powinna być regularnie aktualizowana.

Aplikacja dostosowuje się responsywnie do rozmiaru ekranu urządzenia, zatem komfortowa praca możliwa jest na komputerze, tablecie i telefonie.

Aplikacja do działania wymaga aktualnej przeglądarki internetowej i stabilnego łącza internetowego.

Jeśli użytkownik nie posiada dostępu do Internetu, praca w aplikacji nie jest możliwa. Aplikacja działa wyłącznie w trybie Online.

Aplikacja pracuje w trybie wyłącznej sesji – nie jest możliwe utrzymywanie wielu sesji na wielu urządzeniach. Utrzymanie wielu sesji na różnych urządzeniach może powodować błędy obsługi zapisów w aplikacji.

Opcja resetu hasła możliwa jest wyłącznie poprzez wysłanie linku resetującego hasło na email. Nie ma możliwości ręcznego ustawienia hasła przez dział Help Desk.

Wapro eBiuro umożliwia pracę na kolejnych kartach przeglądarki, ale nie ma możliwości uruchomienia zawartości tej samej karty wielokrotnie w różnych kartach, np.: w jednej karcie możemy mieć otwartą Listę dokumentów, a w kolejnej - Skrzynkę Nadawczą lub Odbiorczą.

Tak, wszystkie dane są bezpieczne. Jako dostawca usługi dbamy o zachowanie największego bezpieczeństwa zarówno fizycznego, jak i logicznego, aby w przypadku awarii można było odtworzyć dane, a niepowołane osoby nie miały do nich dostępu.

Zgodnie z regulaminem usługi, pierwsza opłata dokonywana jest w momencie zakończenia okresu testowego i przejścia do trybu produkcyjnego. Następne opłaty realizowane są zgodnie z datą końca danego okresu rozliczeniowego indywidualnie dla każdego klienta.

W przypadku braku rozliczenia automatycznego system umożliwi pracę przez okres maksymalnie 7 dni. Należy jednak pamiętać, że w przypadku dokonania opłaty w tym okresie karencji, nowa data końca abonamentu zostanie wyznaczona nie od daty płatności a od końca pierwotnej daty końca okresu.