Jak zweryfikować poprawność danych za pomocą Businesscheck w Kaperze?
Businesscheck to usługa dostępna w platformie Businesslink, która umożliwia dodatkową kontrolę poprawności dokumentów elektronicznych wymienianych z KSeF. Działa niezależnie od programu WAPRO Kaper i pozwala wykryć błędy formalne, podatkowe oraz biznesowe jeszcze przed zaksięgowaniem dokumentów lub ich dalszym przetwarzaniem.
W środowisku Wapro Kaper Businesscheck stanowi dodatkowe wsparcie dla biur rachunkowych i działów księgowości, które pobierają dokumenty z KSeF za pośrednictwem Businesslink. Dzięki temu możliwe jest wcześniejsze wykrycie nieprawidłowości mogących wpłynąć na poprawność ewidencji księgowej i podatkowej.
Jakie są reguły kontrolne Businesscheck?
Businesscheck wykorzystuje zestaw 47 reguł walidacyjnych podzielonych na 10 obszarów tematycznych. Każdy z nich odnosi się do innego rodzaju ryzyka – biznesowego, podatkowego lub formalnego.
| Kategoria | Liczba reguł | Co sprawdza |
|---|---|---|
| Kontrola kontrahenta | 8 | Obecność sprzedawcy i jego rachunku bankowego na Białej Liście Podatników VAT, weryfikacja nabywcy w VIES, oznaczenie grupy VAT i jednostki samorządu terytorialnego, formalna poprawność NIP |
| Daty na fakturze | 4 | Termin wystawienia względem daty sprzedaży (60 dni), termin wysłania do KSeF (15 dzień następnego miesiąca), zgodność daty wystawienia z ERP, obecność daty sprzedaży |
| Kontrole płatności | 5 | Obowiązkowość MPP dla faktur powyżej 15 000 zł brutto, nadmiarowe oznaczenie MPP, MPP w fakturach walutowych, konflikt MPP z odwrotnym obciążeniem, obecność rachunku bankowego przy płatności przelewem |
| Stawki VAT i sprzedaż zwolniona | 6 | Wartości netto i VAT wg stawek, obowiązkowe PKWiU/CN przy określonych stawkach (również dla zaliczek), oznaczenie sprzedaży zwolnionej z VAT |
| Faktury walutowe | 3 | Obecność kursu waluty, zgodność kursu z wartością NBP z ostatniego dnia roboczego |
| Faktury zaliczkowe | 2 | Obecność symboli faktur zaliczkowych, zgodność sum netto, VAT i brutto dla zaliczek |
| Korekty faktur | 4 | Przyczyna korekty, typ skutku w ewidencji, okres korekty zbiorczej, ceny netto w korekcie zawierającej |
| Pozycje faktury i sumy rachunkowe | 8 | Obecność wymaganych pól pozycji (cena, ilość, jednostka, nazwa), wartości netto i brutto, unikalność numerów |
| Procedury szczególne | 6 | Procedura marży, samofakturowanie (z poprawnością NIP wystawcy i kontrolą Podmiotu 3), prefiksy VAT UE sprzedawcy i nabywcy, dane nowego środka transportu w sprzedaży do UE |
| Bezpieczeństwo techniczne | 1 | Weryfikacja bezpieczeństwa linków występujących w treści dokumentu według codziennie aktualizowanej listy ostrzeżeń CERT Polska. To jedna z kluczowych kontroli, która sprawdza całą zawartość pliku XML z fakturą |
Jak włączyć usługę Businesscheck w Wapro Kaper?
Aby rozpocząć automatyczną weryfikację danych zawartych w dokumentach, należy najpierw skonfigurować odpowiedni parametr usługi Businesscheck. W tym celu przejdź do menu Inne | Businesslink, a następnie otwórz zakładkę Parametry usługi. Wśród dostępnych ustawień odszukaj parametr Automatyczna kontrola poprawności dokumentów Businesscheck. Rozwiń listę dostępnych opcji i ustaw wartość Włączone. Po zapisaniu zmian system będzie automatycznie sprawdzał poprawność dokumentów przy użyciu usługi Businesscheck.
Po aktywacji funkcji w programie pojawią się dodatkowe informacje dotyczące przebiegu kontroli dokumentów. W buforze dokumentów, dostępnym w menu Dokumenty | Import z KSeF i Businesslink, zostanie wyświetlona zakładka Kontrola Businesscheck. Użytkownik może tam sprawdzić status weryfikacji, jej wynik oraz zapoznać się z ewentualnymi komunikatami lub uwagami zgłoszonymi przez system.
Znaczenie statusów:
- OK – dokument został zweryfikowany pozytywnie i spełnia wszystkie wymagane kryteria kontroli. Może być przekazany do dalszej realizacji bez dodatkowych działań,
- Ostrzeżenie – podczas weryfikacji wykryto kwestię wymagającą uwagi użytkownika. Dokument może być dalej przetwarzany, jednak zaleca się sprawdzenie zgłoszonych uwag,
- Błąd krytyczny – wykryto błąd uniemożliwiający dalszą obsługę dokumentu. Przed kontynuowaniem procesu konieczne jest usunięcie wskazanych nieprawidłowości,
- Nie dotyczy – dana reguła kontrolna nie ma zastosowania do analizowanego dokumentu, dlatego nie podlega ocenie.
Jak postępować w przypadku wykrycia błędów?
Jeżeli podczas weryfikacji Businesscheck zidentyfikuje nieprawidłowości, użytkownik otrzyma informację zawierającą opis problemu oraz wskazanie jego możliwej przyczyny. Dalszy sposób postępowania zależy od przyjętych ustawień systemu, rodzaju dokumentu oraz obowiązujących reguł kontrolnych.
Dokumenty sprzedaży wysyłane do KSeF
W przypadku dokumentów sprzedażowych kierowanych do KSeF najczęściej występują błędy związane z nieprawidłowymi danymi kontrahenta, niespójnością dat, brakiem wymaganych informacji dotyczących płatności lub rozbieżnościami pomiędzy wartościami netto, VAT i brutto. W zależności od konfiguracji systemu dokument może zostać zablokowany przed wysyłką, oznaczony jako wymagający weryfikacji lub przekazany do dalszej obsługi po akceptacji użytkownika.
Dokumenty zakupu pobierane z KSeF
Chociaż faktury pobrane z KSeF przechodzą wcześniej weryfikację techniczną w systemie centralnym, mogą nadal zawierać nieścisłości formalne lub biznesowe istotne z punktu widzenia ewidencji i księgowania. Businesscheck pomaga wykryć tego typu problemy, wskazując m.in. błędne dane kontrahenta, brak wymaganych informacji księgowych czy inne elementy mogące wpływać na poprawność rozliczenia dokumentu. Na podstawie wyników kontroli użytkownik może zdecydować o zaksięgowaniu dokumentu, skierowaniu go do wyjaśnienia lub rezygnacji z jego dalszego przetwarzania.