Proces zakupowy

Panel procesu zakupowego pozwala na określenie ścieżki dla zamówienia (przechodzenie zamówienia pomiędzy statusami), zdefiniować dla przejść między statusami odpowiednie treści e-mail. Z panelu możemy również dowiedzieć się szczegółów dotyczących przejść pomiędzy statusami.

Scenariusz procesu zakupowego

Na proces zakupowy składają się kroki, które są wykonywane przez operatora i klienta sklepu, aby doprowadzić zamówienie do końca. Inaczej proces zakupowy to kolejne zmiany stanów zamówienia z towarzyszącymi tym zmianom operacjami.

Ilość statusów, które może przyjmować zamówienie może być wiele, więc bardzo ważnym elementem jest kontrolowanie przejść pomiędzy statusami.

W systemie WAPRO B2B zdefiniowano cztery możliwe scenariusze procesu zakupowego. Scenariusz definiuje przejścia pomiędzy statusami. Dla każdego przejścia możemy wybrać e-mail, który zostanie wysłany.

Dostępne scenariusze:

• Płatność natychmiastowa - kupujący dokonuje płatności od razu po złożeniu zamówienia
• Płatność kontrolowana - kupujący dokonuje płatności po zatwierdzeniu zamówienia przez operatora w panelu administracyjnym
• Płatność natychmiastowa z wymuszeniem manualnego eksportu do systemu ERP - kupujący dokonuje płatności od razu po złożeniu zamówienia. Eksport zamówień następuje tylko manualnie, poprzez zmianę statusu przez operatora
• Płatność kontrolowana z wymuszeniem manualnego eksportu do systemu ERP - Kupujący dokonuje płatności po zatwierdzeniu zamówienia przez operatora w panelu administracyjnym. Eksport zamówień następuje tylko manualnie, poprzez zmianę statusu przez operatora

Scenariusze, w których występuje element manualnego eksportu do systemu ERP są przeznaczone dla użytkowników, których umowy licencyjne baz danych nie zezwalają na niektóre automatyczne operacje

Zmiany scenariusza procesu zakupowego dokonujemy poprzez kliknięcie na przycisk Zmień (nr. 2 na rysunku nr. 1) znajdującego się po prawej stronie aktualnego scenariusza (nr. 1 na rysunku nr. 1) a następnie z listy rozwijanej wyborze interesującego nas scenariusza. Wybór zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.

Zapytania o wycenę

Aktywowanie Zapytania o wycenę (nr. 3 na rysunku nr. 1) umożliwia składanie zapytań ofertowych przez klienta podczas standardowego składania zamówienia (w ostatnim kroku składania zamówienia zamiast kliknąć Złóż zamówienia klient powinien kliknąć Złóż zapytania o wycenę).

Po złożeniu takiego zapytania operator będzie mógł dostosować ofertę do wymagań klienta .

Zapytania ofertowe złożone przez klientów prezentowane są na liście zamówień. W celu zawężenia listy tylko do zapytań należy skorzystać z okna Status w filtrach nad listą zamówień

Po zmianach na zapytaniu i kliknięciu przez operatora przycisku Poinformuj o zmianach, do klienta zostanie wysłany e-mail dotyczący zmian na zamówieniu. Jeżeli warunki zostaną zaakceptowane klient potwierdzi zamówienie na karcie zapytania. W przeciwnym przypadku klient będzie mógł anulować zapytanie lub cofnąć je do ponownego rozpatrzenia.

Status szablonu e-mail "Zmiana statusu - nieoczekiwana zmiana"

W przypadku przejścia zamówienia pomiędzy statusami niezgodnymi z zasadami przebiegu istnieje możliwość wysłania specjalnej wiadomości.

Wspomniane przejścia mogą być zainicjowane poprzez system zewnętrzny.

Aktywować lub dezaktywować tą funkcjonalność można poprzez kliknięcie odpowiednio na Aktywuj lub Dezaktywuj (nr. 4 na rysunku nr. 1)

Tłumaczenia statusów zamówienia

System WAPRO B2B umożliwia zdefiniowanie własnych nazw dla statusów. Nazwy te są prezentowane w wiadomościach e-mail wysyłanych do klienta oraz na karcie zamówienia klienta.

Edycji tłumaczenia można dokonać poprzez kliknięcie na przycisk Edytuj (nr. 5 na rysunku nr. 1) a następnie wybranie języka, w którym chcemy dokonać zmian.

Szczegóły statusu

Po kliknięciu na Szczegóły pod statusem w wyjściowych statusach (nr. 6 na rysunku nr. 1) lub w najechaniu na ikonę informacji (nr. 8 na rysunku nr. 1) obok statusu w docelowych mamy możliwość wglądu w informacje, co można zmienić w zamówieniu w danym statusie lub co zmienia się automatycznie.

Dostępnymi zmianami dla zamówienia są:

• Możliwość edycji przez operatora - zamówienie w tym statusie może być edytowane przez operatora
• Wysłanie do systemu ERP - zamówienie będące w tym statusie zostanie przesłane do systemu ERP celem dalszej realizacji
• Rezerwuje stany magazynowe - jeżeli zamówienie znajduje się w tym statusie ilość zamówionych produktów na zamówieniu będzie miało wpływ na dostępność tych produktów na stronie sklepu
• Aktualizacja cen produktów - w tym statusie ceny produktów na zamówieniu mogą się zmieniać w zależności od aktualizacji z systemem ERP lub w związku z dodawanymi rabatami po stronie panelu administracyjnego
• Możliwość opłacenia przez klienta - w tym statusie zamówienie może zostać opłacone przez klienta

Szczegóły przejścia miedzy statusami

Po kliknięciu na Szczegóły (nr. 9 na rysunku nr. 1) przy statusie w docelowych statusach zamówienia mamy możliwość wglądu w szczegóły operacji przejścia i dla co musi spełniać zamówienie żeby mogło zmienić na dany status (nr. 10 na rysunku nr. 1).

Dla każdego statusu zdefiniowany jest typ przejścia:

• automatyczne - przejście odbywa się automatycznie bez ingerencji operatora po stronie panelu administracyjnego ani systemu ERP
• ręczne - tylko operator lub system zewnętrzny (dostawca płatności, system ERP) może zmienić status zamówienia
• wewnętrzne - przejście dokonywane przez system WAPRO B2B

Szablony wiadomości e-mail

Do każdego przejścia zamówienia pomiędzy statusami możemy dołączyć wiadomość e-mail, która zostanie wysłana klientowi. Umożliwia to informowanie klienta na bieżąco o statusie realizacji zamówienia.

Szablony wiadomości e-mail możemy definiować w Menu [ CMS ] → Edycja treści [ Szablony e-mail ].

Jeżeli chcemy dla danego przejścia zdefiniować szablon powinniśmy kliknąć przycisk Zmień (nr. 11 na rysunku nr. 1) obok docelowego statusu. Następnie z listy rozwijanej wybrać szablon e-mail, który ma być wysyłany przy tym przejściu (szablony e-mail posiadają wiele elementów automatycznie uzupełnianych szczegółowymi danymi zamówienia i klienta). Przypisanie zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.