OPIS WDROŻENIA SYSTEMU INFORMATYCZNEGO
WA-PRO W ARCER SP. Z O.O.

1. Wprowadzenie

ARCER Sp. z o.o. jest firmą specjalizującą się w imporcie, dystrybucji i sprzedaży detalicznej płytek ceramicznych typu glazura, terakota, gres itp. Sprzedaż prowadzona jest zarówno w centrali firmy mieszczącej się w Warszawie, w Centrum Budownictwa przy ul. Bartyckiej, jak i w sieci salonów firmowych rozmieszczonych na terenie Warszawy i jej okolic. Towar wydawany jest z jednego, głównego magazynu zlokalizowanego w Warszawie przy ul. Augustówki.

W związku z bardzo dynamicznym rozwojem firmy, a co za tym idzie znacznym przyrostem bazy informatycznej, rosnącymi wymaganiami co do możliwości przetwarzania danych i uzyskiwania w czasie rzeczywistym różnego typu raportów obejmujących wszystkie oddziały firmy, zaistniała konieczność wymiany dotychczas eksploatowanego systemu opartego o dos-owe aplikacje, m.in. WF-Maga i Raksa na system spełniający znacznie większe wymagania dotyczące szybkości przetwarzania danych, funkcjonalności, bezpieczeństwa, jak i ergonomii. Po głębokiej analizie kierownictwo firmy zdecydowało się na zakup i wdrożenie systemu WF-Mag PRESTIŻ, warszawskiej firmy WA-PRO, wykorzystującego w nowatorski sposób technologię SQL Server 2000. Wdrożenia zakończonego pełnym sukcesem podjęła się również warszawska firma Entre Net Systems, która od lat specjalizuje się w tego typu zadaniach.

2. Założenia

2.1. Cała firma korzysta z jednej bazy danych.

2.2. Obrót towarowy, generowanie dokumentów, przepływ środków finansowych, rejestrowane jest przez system w czasie rzeczywistym.

2.3. Zagwarantowanie automatycznej dekretacji dokumentów wygenerowanych przez system (dokumenty magazynowe, handlowe, finansowe)

2.4.  Zapewnienie dostępu on-line do bazy zdalnym użytkownikom systemu (filiom)

3. Opis infrastruktury sprzętowo-systemowej

3.1. Platforma sprzętowa:

3.1.1. okablowanie: sieć lokalna; kabel UTP 5 kat.,

3.1.2. osprzęt z euromodami RJ-45;

3.1.3. elementy aktywne sieci: 2 x switch 3Com 10/100;

3.1.4. dostęp do internetu: łącze stałe 2,3Mb/s DSL, modem Lucent;

3.1.5. serwer: platforma serwerowa Intel-ENTRE TBR Xeon 2GHz, dwuprocesorowa, Intel Xeon 2GHz x 2, 2GB RAM, HDD SCSI 2x 36GB 15.000 RPM (miroring);

3.1.6. stacje robocze: Komputery PC NTT, Entre

3.1.7. notebooki: Compaq;

3.2.  Oprogramowanie (systemy operacyjne)

3.2.1. serwer: MS SBS 2000 Server (15 licencji dostępowych);

3.2.2. stacje robocze: Windows 98, Windows XP HE

3.3. oprogramowanie bazodanowe:

3.3.1. WF-Mag PRESTIŻ – moduł magazynowo-handlowy

3.3.2. WF-Fakir dla Windows – moduł finansowo-księgowy

3.3.3. WF-GANG – kadry-płace

3.4. Zabezpieczenia

3.4.1. Norton Personal Firewall

3.4.2. Norton Antyvirus Corporate Edition   

4. Opis wdrożenia

4.1. Opis funkcjonalny systemu informatycznego

4.1.1.  Schemat organizacyjny firmy

4.1.1.1. Zarząd, Sekretariat, Dział Handlowy, Rachunkowość (sieć lokalna)

4.1.1.2. Salony sprzedaży

4.1.1.2.1. w sieci lokalnej 1 szt.

4.1.1.2.2. zdalne 5 szt. (klienci usług terminalowych)

4.1.1.3. Magazyn główny – lokalizacja poza siecią lokalną (klient usług terminalowych)

4.1.1.4. Pracownicy mobilni – dostęp do systemu poprzez sieć Internet i usługi terminalowe.      Wykorzystanie systemu WF-Mag PRESTIŻ firmy WA-PRO do wspierania działań operacyjnych firmy:

4.2. Kolejność prac

4.2.1. Instalacja i konfiguracja serwera MS SBS’2000

4.2.2. Instalacja bazy SQL-owej systemu WA-PRO na serwerze MS SBS’2000

4.2.3. Instalacja klientów usług terminalowych dla komputerów poza siecią lokalną

4.2.4. Instalacja i konfiguracja ochrony antywirusowej i firewall na serwerze i stacjach roboczych

4.2.5. Instalacja aplikacji klienckich WF-Mag PRESTIŻ i WF-Fakir dla Windows

4.2.6. Instalacja modułu kadrowo-płacowego WF-Gang

4.2.7. Konwersja kartotek i rozrachunków z WF-Mag dla DOS

4.2.8. Konfiguracja modułu WF-Mag PRESTIŻ

4.2.9. Konfiguracja modułu WF-FaKir dla Windows

4.2.10. Konfiguracja modułu WF-GANG

4.2.11. Konfiguracja modułu automatycznej dekretacji dokumentów

4.2.12. Wdrożenie systemu raportowania

4.3. Korzyści płynące z wdrożenia systemu WA-PRO w ARCER Sp. z o.o.

Jednym z podstawowych warunków, jakim miał sprostać system było umożliwienie jednoczesnej pracy on-line wszystkim użytkownikom systemu na jednej bazie danych. Ponieważ zaimplementowana w systemie WA-PRO technologia MS SQL firmy Microsoft charakteryzuje się wyjątkową stabilnością oraz pełną obsługą transakcji, możliwe było użycie internetu, jako medium do łączności pomiędzy zdalnymi komputerami (salony sprzedaży, magazyn), a serwerem. Mechanizmy MS SQL Server-a czuwają nad tym, aby ewentualne przerwy w połączeniu nie powodowały uszkodzeń baz danych, co zazwyczaj ma miejsce w systemach nie gwarantujących kontroli transakcji.

Dzięki centralizacji bazy oraz zaawansowanym funkcjom systemu WF-Mag PRESTIŻ dla Windows uzyskano pełną automatyzację obiegu dokumentów: np. wprowadzenie do magazynu towarów na podstawie dokumentów PZ lub SAD umożliwia natychmiastową ich sprzedaż w całej sieci handlowej firmy.

4.3.1. Stworzenie centralnej jednolitej bazy danych

4.3.2. Pewny dostęp do bazy danych  zarówno dla użytkowników sieci lokalnej jak będących poza nią

4.3.3. Pełna kontrola nad stanami magazynowymi i obiegiem dokumentów

4.3.4. Pełna kontrola stanu finansów i rozrachunków, uproszczenie procedur windykacyjnych

4.3.5. Automatyczna dekretacja dokumentów

4.3.6. Automatyczne generowanie list płac i transfer danych do Płatnika

4.3.7. Możliwość generowania wszechstronnych raportów w oparciu o zawsze aktualną bazę danych.

4.3.8. Dostęp do bazy firmy pracownikom będącym poza siecią lokalną (wyjazdy służbowe, dom,

4.3.9. Monitoring i możliwość zdalnej interwencji serwisu w sytuacjach awaryjnych, co znacznie skraca czas reakcji